Izjemno hiter tehnološki razvoj in sodobni načini razmišljanja nam ponujajo in omogočajo tudi drugačne oblike medsebojnega komuniciranja, tako v službi kot doma. Neizogibno je, da elektronski dokumenti počasi, vendar temeljito, izpodrivajo papir.

Mnogim, predvsem mlajši generaciji se zdi to nekaj povsem normalnega, starejši sprejemajo to z veliko mero nezaupanja in celo s kančkom nostalgije. Papirju smo se naučili zaupati, elektronski dokumenti so za mnoge še vedno 'black box'.

Spremembe na področju zakonodaje so omogočile, da se dokumentom, ki so že v izvorni obliki v elektronski obliki, pod določenimi pogoji prizna pravna veljavnost in dokazna vrednost. O tem je zadnje mesece kar precej govora, midva pa se skozi ta članek poigravava z vprašanjem, ali elektronsko poslovanje, podprto z vrsto zakonodaje, pomeni tudi bolj zeleno okolje.

Elektronsko poslovanje …
Nedvomno je, da se je z novimi tehnologijami spremenil tudi način medsebojnega komuniciranja in našega poslovanja. Že nekaj let je jasno, da se elektronskim dokumentom praktično ne moremo več izogniti, saj postajajo del našega vsakdana in da moramo poiskati načine, kako jih bomo ohranjali za čas, ki je potreben zaradi zakonskih ali pogodbenih določil.

...zakonske podlage…
Slovenija je že leta 2000, s sprejetjem Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, izenačila veljavnost papirnatih in elektronskih dokumentov, vendar le tistih, za katere ni določen rok hrambe. Leta 2004 sprejet Zakon o terjatvah je razširil pravno veljavnost elektronske dokumentacije na pogodbe, matične dokumente in podobno, s čimer je odpravil popolnoma vse ovire za e-poslovanje.

V letu 2006 je naša država sprejela še zakonodajo na področju upravljanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom t.j. ZVDAGA. Le-ta predstavlja celovit predpis, ki ureja možnost in pravno veljavnost e-hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ne glede na njegovo obliko nastanka (fizična ali e-oblika) in roke hrambe (gradivo z določenim rokom hrambe in arhivsko gradivo).

Možnost zakonsko skladne hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki tako predstavlja ključni in še zadnji element na poti do popolnega elektronskega poslovanja. Poleg optimizacije poslovanja (hitrejši, enostavnejši in večhkraten dostop do podatkov, možnost povečanja varnosti naših podatkov itd.) pa lahko govorimo tudi o vplivu tega še na druge plati kakovosti našega življenja.

...manj papirja, manj podrtih dreves …
Ker vedno več elektronsko poslujemo imamo več e-dokumentov, le-te pa moramo tudi ustrezno in varno hraniti. Podlage za-to nam ponuja ZVDAGA in pravilna implementacija njegovih določil pomeni, da ni več potrebe po shranjevanju naših dokumentov in podatkov na papir samo zato, da bi zagotavljali njihovo pravno veljavnost in dokazno vrednost.

To je velika pridobitev, saj pri poslovanju dnevno ustvarimo na tisoče in tisoče dokumentov - tipičen primer so računi – za kar bi bilo potrebno tone in tone papirja. In če verjamemo podatku, je za 1 tono papirja potrebno posekati 17 dreves orz.si, ta pa bi lahko prečistila 425 kg onesnaženega zraka v enem letu.

Sprejeti zakoni nam tudi omogočajo, da lahko po zakonsko skladni izvedbi digitalizacije papirnih dokumentov le-te tudi uničimo (v kolikor ne gre za arhivsko gradivo ali gradivo, za katerega zakoni to posebej prepovedujejo). In, če lahko papirno dokumentacijo uničimo pomeni, da jo lahko damo v reciklažo. Če spet verjamemo podatku orz.si, potem 1 tona recikliranega papirja porabi 64% manj energije, 50% manj vode, za 74% zniža emisije nevarnih snovi v zrak in reši 17 dreves.

…bolj čisto in zdravo okolje?
Lahko torej govorimo o direktnih 'zelenih' učinkih ZVDAGA, s tem ko omogoča elektronsko hrambo dokumentov, in povečanju kvalitete našega življenja. Obstaja pa seveda še druga, nezanemarljiva plat resnice. Namreč tudi e-poslovanje vpliva negativno na čistost okolja kot npr. poraba električne energije za naše strežniške in telekomunikacijske sisteme. Vendar za začetek poskusimo izkoristiti prednosti, ki nam jih ponujajo zakoni na področju e-poslovanja in hrambe e-dokumentov. Preprečimo sekanje dreves ter omogočimo, da bo naše okolje bolj zeleno in prijazno za nas.

Vir: dne.enaa.com/