Kako sodelovati na sestanku, tudi če vas ni v pisarni
torek, 28. oktober 2014 @ 22:31 CET
Uporabnik: Sonce
Videokonferenca je odlično orodje za vse, ki se v času, ko naj bi bili na sestanku, znajdete na terenu ali pa ste morda na dopustu oz. doma. Fleksibilnih oblik dela kot so delo od doma ali na terenu, je vse več, saj je tudi vedno več sodobnih tehnologij, ki omogočajo, da zaposlenim enostavno ni treba biti v pisarni, pa še vedno lahko učinkovito, hitro in brez težav opravijo svoje delo.
V sodobnem hitrem tempu dela in ob visokih zahtevah, ki jih imajo podjetja od zaposlenih ali poslovnih partnerjev, je tudi precejšnji izziv uskladiti vse obveznosti in sestanke, zato se nemalokrat zgodi, da na nek sestanek preprosto ne morete priti.
A dandanes to ni več nekaj, zaradi česar bi morali biti zaskrbljeni. Z uporabo moderne tehnologije lahko na sestanku sodelujete preko videokonference. Najprej potrebujete prenosno napravo z mikrofonom - najbolje je, da uporabljate lahek, hiter in učinkovit prenosni računalnik.
Potem pa potrebujete še programsko opremo. Videokonferenčna rešitev Lync, ki je standardno vgrajena v pisarniško rešitev Office 365, je zagotovo ena najenostavnejših za uporabo, poleg tega jo lahko uporabljate tudi na pametnih telefonih ali tablicah, ki jih imamo dandanes praktično vedno s seboj. Lync ( v nekoliko okrnjeni obliki sicer, pa vendarle) je tako na voljo tudi v sklopu programov Office za mobilne naprave, ki si jih lahko naložite brezplačno.
Aplikacija Lync je integrirana z elektronsko pošto in sodobnim sporočilnim sistemom ter je optimizirana za enostavno in takojšnjo rabo. Preko videokonference lahko sestankuje do 6 udeležencev hkrati, še več sogovornikov pa lahko sodeluje preko govorne zveze ali klepetalnice. Lync omogoča tudi snemanje in predvajanje videokonferenc ali predavanj na daljavo. Tako lahko posnamete ne le predavanja sogovornika, pač pa tudi prikaz njegovega namizja, če ga uporablja med predavanjem, in torej vseh dejanj, ki jih izvaja v aplikaciji ali prezentaciji.
Če ste v dvomih, ali bi se pridružili sestanku preko videokonference, ker dvomite v primernost okolja, kjer se nahajate, naj vas spomnimo, da je video zagotovo najbolj primerno sredstvo za celovito komuniciranje, saj je taka komunikacija najbolj pristna in učinkovita - vanjo so vključeni tudi neverbalni elementi, zato je najbližje naravni, fizični komunikaciji. In ta je tista, ki navadno pripelje do najboljših rezultatov, pa tudi ideje lažje pojasnite in utemeljite sami z besedami, kot pa če jih napišete.
Zato če okolje res ni povsem neprimerno, sestanka preko videokonference poskusite udeležiti predvsem, če se vsebina sestanka dotika kakšne teme, do katere imate afiniteto in bi jo radi še posebej močno podprli z argumenti. Tudi če ste poslali še tako dobro razdelano poročilo, vaše verbalne utemeljitve ne more nič nadoknaditi. Videopovezava poleg tega pomaga graditi bolj pristen odnos tako s strankami kot s poslovnimi partnerji in sodelavci.
Če ste torej nekje na oddihu, pa nikakor nočete zamuditi pomembnega sestanka, si vzemite pol ure zase in odsestankujte prek videokonference v miru, brez da bi vas motili otroci ali partner. Preostanek dopusta bo le še bolj zadovoljujoč.
Videokonferenca je odlično orodje za vse, ki se v času, ko naj bi bili na sestanku, znajdete na terenu ali pa ste morda na dopustu oz. doma. Fleksibilnih oblik dela kot so delo od doma ali na terenu, je vse več, saj je tudi vedno več sodobnih tehnologij, ki omogočajo, da zaposlenim enostavno ni treba biti v pisarni, pa še vedno lahko učinkovito, hitro in brez težav opravijo svoje delo. 
