Kolikokrat se zbudimo ob delavnikih z občutkom, da je pred nami naporen dan prepoln raznoraznih aktivnosti, ki jim bodo nadrejeni in sodelavci dodali še nekaj novih. Zvečer pa bomo spet preveč izčrpani, da bi se posvetili svojim bližnjim, hobijem in sebi.
V takšnem ritmu se vse prehitro znajde veliko zaposlenih in edina pot iz tega je, da prevzamemo kontrolo nad svojim časom in nalogami, ki jih opravljamo, preden zapademo v kronično utrujenost. Najbolj učinkovita metoda je, da začnemo aktivno upravljat s časom. Podajam vam nekaj preizkušenih nasvetov, ki vam bodo vrnili kontrolo nad vašim časom.
Dnevno si naredite listo aktivnosti, ki jih želite doseči ta dan, pri čemur naj vam pomaga vaša letna in mesečna lista ciljev.
Postavite si prioritete za vse aktivnosti in se naučite, kako jih zagovarjati ter uskladiti s svojim nadrejenim. Nikakor ne pristanite na roke, ki jih ne morete izpolniti. Če se vam dodatno nalaga delo, uporabite dnevno listo aktivnosti in vprašajte nadrejenega, katere aktivnosti želi, da prestavite na drug rok.
Naučite se ločiti nujno od pomembnega. Največkrat ne gre za eno in isto. Nujno je pogosto tisto, kar vam želijo naložiti drugi, zato to upoštevajte pri listi prioritet.
Prisluhnite vašemu bioritmu in prilagodite urnik delu dneva, ko ste najbolj učinkoviti.
V teku dneva si odredite »tihe« ure, ko boste delali na svojih nalogah in tiste, ko boste na voljo preostalemu svetu.
Obvladujte nenapovedane obiske in zamudnike. Preprosto jih odslovite in določite termin za redni obisk. Koristi, če ne določimo termin na polno uro, ampak recimo 10.45 za 30 min. Praksa kaže, da so na ta način ljudje bolj točni in konkretni.
Nikoli ne vzemite istega papirja – dokumenta v roke dvakrat. Že prvič se morate odločiti, kaj z njim. Lahko ga delegirate, takoj opravite delo, arhivirate ali, kar je najpogosteje, daste v rezalnik papirja.
Napovejte vojno nepomembni elektronski pošti. Največkrat, ko ste v cc, ne gre za pomembno informacijo, vendar vam ta jemlje čas. Opozorite pošiljatelja, da vas ne daje po nepotrebnem v cc in seveda tudi sami ne počnite tega.
Delegirajte sodelavcem in podrejenim. Vaš čas in napor porabite samo za tiste naloge, za katere imate edino vi znanje in avtoriteto.
Zmanjšajte kompleksnost informacij in se znebite beležk, koledarjev itd. Tehniko uporabljajte v vašo korist in pomoč. Osebni računalnik in telefon postajata eno, zato lahko mimogrede preko sinhronizacije obeh, veliko naredimo od kjerkoli, tudi v vrsti za blagajno, na vlaku itd.
Naučite se selektivnega branja poslovnih knjig in publikacij, preletite kazalo in se posvetite delom, ki so vam zanimivi. Upoštevajte, da se v vseh knjigah veliko vsebin ponavlja.
Udeležite se samo za vaše delo pomembnih sestankov. Prevečkrat se znajdemo na listi udeležencev, brez tehtnega razmisleka.
Prepričan sem, da boste ob uporabi navedenih nasvetov spet zagospodarili svojemu času in ga imeli na voljo dovolj za vse, kar vas veseli v življenju.
Kolikokrat se zbudimo ob delavnikih z občutkom, da je pred nami naporen dan prepoln raznoraznih aktivnosti, ki jim bodo nadrejeni in sodelavci dodali še nekaj novih. Zvečer pa bomo spet preveč izčrpani, da bi se posvetili svojim bližnjim, hobijem in sebi.
